Een correcte, volledige en tijdige overdracht van patiëntendossiers komt de zorgcontinuïteit ten goede. Daarom heeft HVG (Huisartsenvereniging Gent) een charter opgemaakt met aanbevelingen bij de overdracht van een patiëntendossier naar een collega. HZW mocht hun publicatie delen met u, artsen van HZW.

Hieronder vatten we de voornaamste aanbevelingen uit het charter samen. Onderaan vindt u ook een link naar het volledige charter.

Wanneer een patiënt van huisarts verandert, moet een kopie van het dossier overgedragen worden. Ook wanneer een huisarts met pensioen gaat of overlijdt, moeten dossiers overgedragen of alleszins goed beheerd worden.

Een nieuwe patiënt maakt kenbaar dat hij jou als vaste huisarts wil. Tijd dus om het dossier op te vragen bij de collega. Hoe pak je dit aan op een manier die strookt met de deontologie?

Dit gebeurt doordacht

Een patiënt-huisartsrelatie is een duurzame relatie. Het overzetten van een GMD, en het opvragen van een dossier, gebeurt op uitdrukkelijke vraag van de patiënt.

Je neemt géén GMD over, en je vraagt dus geen dossieroverdracht, als:

• Je optreedt als vervangarts
• Je gevraagd wordt voor een second opinion
• Je merkt dat je met een shoppende patiënt te maken hebt.

Hoe vraag je een dossier op bij een collega?

• Dat kan per brief of e-mail, maar het is vandaag ook gebruikelijk om dit digitaal aan te vragen met een eHealth-bericht.
• Je doet de aanvraag op eer en geweten. Een handtekening van de patiënt mag, maar is niet nodig.
• Modelbrief

Jouw patiënt heeft een andere huisarts gekozen, en je krijgt de vraag om het dossier over te dragen. Wat wordt er van jou verwacht? 

• Doe het tijdig.

Talm niet met het verzenden van het dossier. De nieuwe huisarts wil graag zaken beginnen registreren (zorgelementen, medicatielijst...). Om dubbele registratie te vermijden, werkt de nieuwe huisarts idealiter gewoon verder op jouw dossier.  

• Doe het volledig.

De nieuwe huisarts heeft recht op het volledige dossier dat door jou werd bijgehouden. De meest gebruikelijke elektronische vorm om dit over te dragen, is via de PMF-standaard. Dit formaat neemt alles mee uit het dossier, behalve de nota’s. 

Je doet jouw collega een groot plezier als het dossier up-to-date is, met een correcte medicatielijst, volledige voorgeschiedenis, relevante actieve zorgelementen, vaccinatiestatus... 

• Doe het veilig.

Verstuur elektronische dossiers enkel op een beveiligde manier, via de eHealthBox. 

DON’TS: 

• Verstuur geen patiëntendossiers via e-mail of Dropbox. 
• Wimpel de collega die het dossier opvraagt niet af door naar CoZo of de Sumehr te verwijzen. De collega heeft recht op het volledige patiëntendossier. Een Sumehr bevat bijvoorbeeld geen consultaties, geen medicatiehistoriek, noch ingescande documenten, zoals bijvoorbeeld wilsverklaringen, en sommige brieven van specialisten, van bijvoorbeeld privé-radiologen, die geen verslagen publiceren op CoZo.

Nuttige tips:

• Aanvragen tot overdracht van dossiers worden vaak over het hoofd gezien. Zet een uitroepteken in het onderwerp of ‘BELANGRIJK’.
• Voor de overdracht van dossiers groter dan 10 MB is er de Transferbox, in het leven geroepen door de Orde der Artsen. 

Tijdig communiceren is de boodschap 

Je wil dat jouw patiënten goede zorg krijgen na jouw pensionering. En dat ze in alle vrijheid een nieuwe arts kunnen zoeken. Dan doe je er goed aan tijdig de dossieroverdracht voor te bereiden. 

• Breng jouw patiënten ruim op voorhand (1 jaar) op de hoogte van jouw pensionering. Een nieuwe huisarts vinden is immers niet evident vandaag. Hoe meer tijd er is, hoe beter. 
• Breng ook de praktijken in jouw buurt op tijd op de hoogte en communiceer met hen over het aantal EMD’s dat je beheert (Hoeveel huisbezoeken? Hoeveel patiënten in woonzorgcentra?). Zo komen ze niet voor verassingen te staan. 
• Sowieso ben je 30 jaar na het laatste patiëntencontact verantwoordelijk voor de bewaring van jouw patiëntendossiers. 

Iedereen kan plots ernstig ziek vallen, of erger nog, overlijden. Als huisarts, zeker als solo-arts, is het goed dat je enkele instructies oplijst voor nabestaanden of vervangers, zodat de zorg voor jouw patiënten niet in het gedrang komt. 

Goede Sumehrs, voor al jouw patiënten, komen in het geval van plotse afwezigheid sowieso van pas. Zorg voor goed gestructureerde dossiers en actuele Sumehrs. 

Checklist voor worst-case scenario’s: 

• Wie zorgt ervoor dat jouw patiënten op de hoogte gebracht worden? Kan een naaste of familielid je wachtbandje aanpassen, je telefoon doorschakelen, een telesecretariaat inschakelen of een bericht plaatsen op jouw website? 
• Bij plots overlijden: welke naaste of een familielid heeft toegang tot jouw EMD’s? Zijn er bepaalde wachtwoorden die ze nodig hebben? 
• Wie contacteert de HVG? De HVG kan helpen bij het contacteren van praktijken in de omgeving, vervanging zoeken voor wachtdiensten, adviseren over het beheer van patiëntendossiers... 

Met dank aan Huisartsenvereniging Gent